Organizzazione di eventi e raccolte fondi

Carissime Amiche, carissimi Amici
Siamo consapevoli che queste regole da seguire nell’organizzare eventi e manifestazioni possono apparire, in prima analisi, macchinose e di difficile applicazione pratica, ma la corretta gestione, in particolare sotto il profilo amministrativo e finanziario, di tutti gli eventi promossi ed attuati dall’AGMEN FVG, ci permetterà di rispettare i principi di correttezza e trasparenza di bilancio imposti dalla legge, mettendoci in condizioni di sicurezza, in caso di controlli ed accertamenti fiscali da parte dell’Amministrazione finanziaria. Oltre a ciò cerchiamo di dare al Presidente, e quindi legale rappresentante dell’AGMEN, la garanzia di poter dormire sonni tranquilli :-)).
Vi chiediamo, e ci chiediamo, quindi di voler fare uno sforzo nella direzione di porre in atto una gestione delle manifestazioni e degli eventi futuri quanto più corretta e trasparente possibile, cercando di conciliare i principi ispiratori dell’Associazione e le finalità istituzionali sancite dal nostro Statuto, con il rispetto formale delle regole burocratiche ed amministrative che l’applicazione della nuova legge ci impone.

(ATTENZIONE: si ricorda che le presenti Linee Guida sono applicabili solo a manifestazioni organizzate e gestite direttamente dall’AGMEN e non a minifestazioni organizzate da terzi in favore della nostra Associazione).

1) Qualsiasi manifestazione promossa dall’AGMEN deve essere preventivamente autorizzata dal Consiglio Direttivo (CD);

2) Responsabile della manifestazione deve essere un membro del CD, il quale potrà delegare funzioni ai propri collaboratori di zona. La responsabilità nell’organizzazione dell’evento rimane in capo allo stesso membro del CD;

3) Prima di dare il via all’organizzazione dell’evento deve essere sottoposto al CD un sintetico preventivo delle spese che si intendono sostenere. Ottenuto l’assenso da parte del CD potranno essere attivati tutti i contatti con i soggetti interessati all’evento stesso;

4) Qualsivoglia richiesta ufficiale in ordine alla promozione ed all’organizzazione della manifestazione dovrà venir indirizzata, per conoscenza, alla segreteria AGMEN, la quale provvederà a protocollarla ed a trattenere copia per l’archivio;

5) Gli eventuali sponsor intenzionati a contribuire economicamente all’evento dovranno eseguire i versamenti a favore dell’AGMEN a mezzo bonifico bancario, a mezzo conto correte postale ovvero con assegno bancario o circolare, che dovrà essere spedito direttamente presso la segreteria dell’associazione (con il riferimento all’evento al quale si contribuisce). E’ assolutamente indispensabile accertarsi della serietà della promessa di contribuzione dello sponsor ed ottenere il versamento del contributo possibilmente prima dello svolgimento della manifestazione. Nel caso in cui ciò non fosse possibile, va in ogni caso acquisita una “lettera di intenti” in relazione alla volontà da parte dello sponsor di voler contribuire all’evento, con l’indicazione della somma oggetto del contributo;

6) A conclusione della manifestazione, quanto prima possibile e comunque entro 20 giorni dalla data di svolgimento della stessa, va presentato al CD da parte del Responsabile organizzatore dell’evento un rendiconto finanziario contenente:

• le entrate ricevute (se trattasi di offerta libera, la ricevuta deve venir sottoscritta da almeno 2 persone responsabili o delegate nell’evento);
• le spese sostenute (adeguatamente giustificate da pezze d’appoggio, quali fatture, scontrini fiscali etc. Nel caso di prestazioni rese da soggetti non titolari di Partita IVA, dovrà essere acquisita una specifica “nota competenze” per prestazione occasionale, che verrà comunque pagata, a mezzo bonifico bancario, direttamente dalla sede AGMEN di Trieste). Le spese non documentate non possono venir accettate;

7) Ogni evento/manifestazione verrà iscritta a bilancio con un prospetto analitico specifico, con l’evidenza delle entrate ricevute e delle spese sostenute, dal quale sarà possibile rilevare l’attivo (o il passivo) finanziario derivante dallo svolgimento dell’evento stesso.

Confidiamo nella massima collaborazione da parte di tutti gli associati e rimaniamo a disposizione per fornire tutti i chiarimenti e le indicazioni operative necessari.